3 piattaforme per gestire una casa vacanze in Lombardia e non solo

Le piattaforme che un host che gestisce una casa vacanze in Lombardia deve saper utilizzare in modo impeccabile sono tre. Alcune di queste valgono anche in altre regioni, quindi le informazioni possono essere utili anche a chi gestisce una casa vacanze in altre zone d’Italia. In caso contrario è sempre buona norma contattare gli enti di riferimento.

1. Alloggiatiweb
2. Ross1000
3. SOGGIORNIAMO

Ognuno di questi applicativi informatici sono caratterizzati da regole proprie e scadenze ben definite da rispettare; inoltre, comunicano dati differenti ad enti diversi e la loro funzionalità e finalità sono ben distinte.

Questo post stavolta parlerà di ciò che è importante ricordare per non incappare in problemi futuri e per essere sempre in ordine con tutto ciò che è richiesto ad un host da un punto di vista gestionale e amministrativo.

• Alloggiatiweb

Cos’è questa piattaforma e che funzioni ha?

Come già analizzato in un post precedente (che si può leggere cliccando qui), Alloggiatiweb è il portale che fa capo alla Polizia di Stato. L’host è chiamato al suo utilizzo al fine di registrare la presenza di un ospite nella propria struttura ricettiva. E’ una piattaforma valida in tutto il territorio italiano. Quindi, deve essere utilizzata da tutti gli host che hanno una struttura ricettiva in qualsiasi regione.

L’host ha tempo 24 ore per registrare un ospite che soggiornerà per più di 24 ore. Se invece l’ospite ha prenotato per una sola giornata, la registrazione sul portale andrà fatta subito.

Quali documenti servono per la registrazione sul portale Alloggiatiweb?

I documenti accettati sono quelli di riconoscimento, quindi quelli con una foto ben visibile:

• la carta d’identità,
• o il passaporto,

e devono essere esibiti per ognuno degli ospiti (anche per i minorenni).

Una volta esibiti i documenti, i dati richiesti dal portale vanno inseriti online creando le schedine che successivamente vanno trasmesse alla Questura. Dopo 24 ore le schedine sono scaricabili sempre dalla piattaforma e vanno conservare per 5 anni in formato digitale o cartaceo, in caso di un controllo.

Come si attiva il portale Alloggiatiweb?

La piattaforma si attiva previo contatto con la Questura, di persona oppure in via telematica. E’ buona norma contattare comunque la sede di riferimento in anticipo per avere tutte le delucidazioni. Per l’attivazione del portale è necessario essere in possesso di alcuni documenti che attestino l’apertura della struttura ricettiva (quindi che abbiano già compilato la pratica SUAP, a buon fine).

• ROSS1000 (ex turismo5)

Cos’è e quali sono le sue funzioni?

Questa è la piattaforma di cui si serve l’host per comunicare i dati sui flussi turistici nel territorio. L’host infatti ha l’obbligo di effettuare una sorta di check-in sul sistema per ogni ospite, in cui inserisce alcune informazioni di chi alloggia nella struttura. I dati riguardano i nominativi, la provenienza, gli arrivi e le partenze con date precise.

Questi dati racchiudono informazioni qualitative e quantitative sui flussi turistici in un preciso territorio e sono molto utili a rappresentare le caratteristiche dei viaggiatori. I dati sono raccolti e successivamente inviati, tramite degli organi intermedi, all’ ISTAT. L’Istituto Nazionale di Statistica, a sua volta, li tratta per avere una panoramica del turismo nel nostro paese.

Una praticità importante che contraddistingue ROSS1000 è legata al fatto che effettuando il check-in su questa piattaforma, automaticamente si crea un file caricabile sulla piattaforma Alloggiatiweb. Il mero inserimento dei dati per effettuare il check-in in piattaforma non sostituisce la comunicazione alla Questura delle persone che alloggiano nella struttura ricettiva.

ROSS1000 permette anche due cose fondamentali, previa attivazione della scheda della struttura:

1. l’ottenimento del CIR, Codice Identificativo Regionale, della struttura;
2. di effettuare la dichiarazione dei prezzi massimi che si intendono applicare. I prezzi vanno poi esposti in modo visibile all’interno della struttura, in almeno due lingue straniere oltre all’italiano.

Come si accede a ROSS1000?

Per poter accedere al portale va attivata la scheda della struttura, mettendosi in contatto con la propria Provincia o Città Metropolitana di riferimento. E’ necessario inviare all’ufficio provinciale di competenza un modello compilato con i dati della struttura, precedentemente scaricato a questo link (nel riquardo “Accesso a ROSS1000”). L’accesso poi avverrà tramite SPID.

Quali sono le scadenze?

All’host è richiesta la registrazione degli ospiti contestuale al loro arrivo e comunque entro il giorno 5 del mese successivo a quello che si sta andando a dichiarare.

E ora ecco la terza e ultima piattaforma!

• SOGGIORNIAMO

Cos’è e qual è la sua funzione?

SOGGIORNIAMO è l’unica piattaforma tramite cui gli host milanesi devono gestire l’imposta di soggiorno. In altre città lombarde, ad esempio Bergamo, le procedure e le scadenze sono simili, ma la comunicazione con l’ente competente avviene tramite email. Il portale invece è utilizzato anche dal Comune di Torino.

Il sistema SOGGIORNIAMO è stato scelto dal Comune di Milano per la gestione dell’imposta di soggiorno. Tassa che i turisti devono pagare quando alloggiano in una struttura ricettiva in città, a meno che essi non siano esenti.

La piattaforma serve per svolgere svariati adempimenti, fra cui:

• generare ricevute digitali che sostituiscono il bollettario cartaceo di alcuni anni fa;
• compilare e trasmettere al Comune di Milano le quattro dichiarazioni trimestrali;
• generare gli avvisi di pagamento PagoPa;
• tenere in ordine e sott’occhio i pagamenti, le ricevute e le dichiarazioni trimestrali.

Per attivare le proprie credenziali è meglio prendere contatti con il Comune di Milano.

Quali sono le scadenze su SOGGIORNIAMO?

Alla fine di ogni trimestre, entro il 15 del mese successivo al trimestre, l’host ha l’onere di trasmettere la “Dichiarazione” al Comune di Milano.

Ad aprile si invia la dichiarazione trimestrale di gennaio-febbraio-marzo.

A luglio i si trasmette la dichiarazione trimestrale di aprile-maggio-giugno.

Ad ottobre si invia la dichiarazione trimestrale di luglio-agosto-settembre.

Infine, a gennaio di trasmette la dichiarazione trimestrale di ottobre-novembre-dicembre.

La compilazione può avvenire:

• in maniera manuale inserendo i dati degli ospiti, la durata del soggiorno e la provenienza;
• in maniera automatica richiamando le ricevute di quel periodo

Successivamente, una volta che viene creato il documento della dichiarazione, lo stesso file va trasmesso al Comune di Milano.

Se ci fossero ricevute di ospiti non esenti, insieme al documento finale che attesta la trasmissione verrà creato anche il file PagoPa. L’host è responsabile del pagamento dell’imposta di soggiorno, con diritto di rivalsa sull’ospite. Tale pagamento deve essere effettuato entro una data specifica che viene indicata nello stesso documento PagoPa.

Queste sono le 3 piattaforme che un buon host a Milano ed in Lombardia deve conoscere. Un’ottima gestione che riguarda la parte pratica, ma anche il rispetto delle scadenze. Alcune città lombarde hanno sistemi simili in alcune cose e differenti in altre. La stessa cosa riguarda anche tutte le altre regioni. Ma più o meno gli adempimenti a capo di un host sono racchiusi in questi portali.

E’ buona norma informarsi sempre presso gli enti preposti, che sia il Comune, la Provincia o la Regione di riferimento.

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